Príspevok sa venuje internému obehu vybraných účtovných dokladov v dennej praxi z hľadiska odporúčaní autora príspevku v súčasnom roku 2026.
Došlá faktúra – dodávateľská
Zamestnanec úseku učtárne poverený evidovaním, likvidovaním a účtovaním overí ihneď po prevzatí dátumy splatnosti faktúr. Ak bola faktúra doručená oneskorene tak, že nebude možné dodržať termín splatnosti, ponecháva obálku s pečiatkou pošty pri faktúre a s príslušným poradovým číslom z knihy faktúr organizácie. Zaevidované a poradovým číslom doplnené faktúry odovzdá príslušnému zodpovednému zamestnancovi. Potom sa zamestnancom úseku rozpočtu zabezpečí príslušná ekonomická klasifikácia rozpočtovej klasifikácie.
K faktúre musia byť priložené najmä:
- objednávka (ak je vyhotovená)
- odkaz na zmluvu (ak je v účinnosti)
- dodací list, príjemka, výdajka alebo aj
- prílohy k faktúre (súpis výkonov, preberací protokol, dodací list, podklady k cenotvorbe a podobne)
Vyhotovené objednávky
Objednávky sa môžu predkladať výlučne na predpísanom tlačive podľa smernice spoločnosti. V určenej časti sa vyznačí, kto objednávku vystavil, a meno objednávateľa. Ak je k objednávke vyhotovený prieskum trhu/interný prieskum k priamemu zadaniu, povinne je súčasťou objednávky.
Zodpovedný zamestnanec vždy určí aspoň predpokladanú výšku hodnoty objednávky. Zodpovedný zamestnanec zároveň:
- vystaví objednávku, vyhotoví vecnú a formálnu kontrolu a podpíše ju
- originál objednávky zašle dodávateľovi, u ktorého daný výkon objednáva
- druhú kópiu prikladá k došlej dodávateľskej faktúre pri potvrdzovaní vecnej správnosti fakturácie
- uvedie číslo zmluvy alebo dodatku k zmluve, ak sa objednávka viaže na účinnú zmluvu
Objednávka (e-mailová, kamenný obchod, e-shopová, písomne alebo vystavená elektronicky) sa riadne zverejňuje na webovom sídle do desiatich pracovných dní od jej vyhotovenia. Objednávku podpisuje vždy štatutár/vedúci zamestnanec.
V prípade zakúpenia tovaru a pod. bez zálohy predloží príslušný zamestnanec po potvrdení vedúcim svojho úseku zamestnancovi pokladnice na preplatenie doklady o výdavkoch. Potom prebehne formálna kontrola. Súhlas s vyúčtovaním podpisuje vedúci zamestnanec alebo štatutárny orgán. Výdavok z pokladnice sa realizuje formou príslušného tlačiva s uvedením formálnych náležitostí a číselným značením. Drobný nákup sa vyúčtuje len na základe preukázateľného dokladu (príjmového pokladničného dokladu, paragónu, faktúry a podobne) na základe súhlasu príslušného vedúceho úseku/štatutára.
Oprava účtovného záznamu sa musí vykonať tak, aby bolo možné určiť zodpovednú osobu, ktorá vykonala príslušnú opravu, deň jej vykonania a obsah opravovaného účtovného záznamu pred opravou aj po oprave. Oprava v účtovnom zázname nesmie viesť k neúplnosti, nepreukázateľnosti, nesprávnosti, nezrozumiteľnosti ani k neprehľadnosti účtovníctva. Zamestnanec úseku učtárne zodpovedá za správne vykonanie opravy.
Dr. Jozef Sýkora, MBA, DSc.